Zorgvuldig handelen is de essentie voor de privacy regels.
Het verwerken van persoonlijke data staan onder streng toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens (de AP). Vooraf moet toestemming gevraagd worden om privé gegevens vast te leggen en te gaan controleren. Dit is ook voor u van groot belang. Hier moet zorgvuldig mee omgegaan worden.
Het vertrouwen dat u dit belang inziet en er ook naar handelt is voor alle partijen van groot belang. Neem het volgende in acht als u persoonsdata verzamelt: Verzamel alleen data die nodig zijn voor de checks. Nooit geloof, geaardheid, etniciteit etc. vastleggen, dat geeft geen enkele financiële achtergrond informatie immers, en is verboden.
Voor het verzamelen van gegevens van een persoon is vooraf toestemming van de persoon zelf nodig, hier zijn strikte regels voor:
Eisen aan toestemming (vlg A.P.)
Rechtsgeldige toestemming voldoet aan de volgende eisen:
- U moet de uit te vragen informatie die u gebruikt voor dit onderzoek -vóór het vragen van toestemming- in een toegankelijke vorm aanbieden. Bijvoorbeeld in een vorm van een lijstje. Ook moet deze begrijpelijk zijn zodat iemand een weloverwogen keuze kan maken. Dat betekent dat u duidelijke en eenvoudige taal moet gebruiken.
- Ondubbelzinnig
Er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling. Bijvoorbeeld een (digitale) schriftelijke of een mondelinge verklaring. Het moet in elk geval volstrekt helder zijn dát er toestemming is verleend. U mag niet uit gaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het gebruik van voor-aangevinkte vakjes is dus niet toegestaan. Een zelf aan te vinken vakje is wel toegestaan.
Geïnformeerd
U moet mensen vooraf informeren over:
- Wie u als verhuurder bent;
- Dat het doel van al de verwerkingen uit het onderzoek u een zuivere keuze beoordeling geeft over het wel of niet aanbieden van een huur overeenkomst;
- welke persoonsgegevens u verzamelt en gebruikt;
- het recht dat zij hebben om de toestemming weer in te trekken.
- Vrijelijk gegeven
U mag iemand niet onder druk zetten om toestemming te geven. Bijvoorbeeld door iemand te benadelen als hij of zij geen toestemming geeft
Let dus uitdrukkelijk op, om aan deze regels te voldoen, zodat u aan de rechtsgeldige toestemming eisen voldoen, hiermee voorkomt u de kans op hoge boeten. Vaak is het samenstellen van een goed huurders aanvraag start formulier voldoende, maar wees wel compleet en transparant!